قالبی که دوست دارید را انتخاب نمایید

هر کدام از قالب ها فقط یک نقطه شروع هستند و شما می توانید ظاهر آن را با سلیقه خودتان کامل تغییر دهید

طراحی و ساخت اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ خودکارسازی اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود در گذشته شرکت‌ها برای ثبت و انجام کارهای مختلف از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کردند، این شیوه علاوه بر وقت‌گیر بودن، در درازمدت باعث سردرگمی کارکنان و پیچیده‌تر شدن مراحل می‌شد، درنتیجه نیاز به طراحی یک سیستم برای ساده‌تر کردن مراحل اداری روز به روز بیشتر می‌شد. امروزه فناوری باعث ایجاد تغییرات بسیاری در عملکرد دفاتر اداری شده است و شرکت‌ها نیز از پیشرفت‌های تکنولوژی، اینترنت و دنیای نرم‌افزارها دور نمانده‌اند. در این زمینه طراحی اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود تکنولوژی به شرکت‌ها و ساده‌سازی عملکرد آن‌ها با حذف اسناد کاغذی شده است. با استفاده از ابزارهای آنلاین می‌توانید با کاغذها خداحافظی کنید، اما این به معنای اتوماتیک شدن فرآیندهای اداری نمی‌باشد. اتوماسیون اداری شامل استفاده از تجهیزات کامپیوتری، نرم‌افزار و برنامه‌های کاربردی برای جمع‌آوری، ساخت، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و انتقال اطلاعات لازم برای انجام وظایف کاری افراد و در نهایت رسیدن به اهداف شرکت‌ها می‌باشد. دنیای وب با طراحی اتوماسیون اداری امکان برقراری ارتباط در فواصل دور جغرافیایی با سرعت و امنیت بالا برای شما برقرار می‌سازد. .. ..اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای محسوب می‌گردد برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است: ۱- درگاه سازمانی ۲- کارتابل پرسنل ۳- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه ۴- سیستم روابط عمومی ۵- بایگانی و آرشیو اسناد ۶- موتور جستجوی اسناد تحت وب ۷- مدیریت فرآیندهای کسب و کار ۸- موتور گردش کار ۹- طراح گردش کار ۱۰- مدیریت صورتجلسات ۱۱- مدیریت دبیرخانه ۱۲- ارجاع الکترونیکی ۱۳- کتابخانه الکترونیک ۱۴- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص ۱۵- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته ۱۶- تلفن گویا ۱۷- اطلاع‌رسانی گویا ۱۸- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان ۱۹- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه ۲۰- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای ۲۱- مدیریت ارسال و دریافت فکس ۲۲- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل ۲۳- دفترچه یادداشت روزانه ۲۴- گفتگو و تبادل پیغام ۲۵- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها ۲۶- مدیریت و امنیت ۶ لایه ۲۷- گزارش ساز پویا ۲۸- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند ۲۹- فرم ساز پویا ۳۰- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب با وجود اینکه بسیاری از عملیات و نیازها در سازمان ها مشابه است اما یک سازمان برای پیشرفت و توسعه بیشتر و حفظ امتیازات رقابتی ، باید به سمت سفارشی شدن و اختصاصی شدن نرم افزارهای اتوماسیون و ارتباط با مشتری برود طراحی اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان میشود ؟ • گردش الکترونیکی مکاتبات اداری • صرفه جویی در زمان و تایم اداری • پاسخگویی سریع و شفاف به ارباب رجوع • جستجوی آسان در کوتاهترین زمان بین اطلاعات جمع آوری شده • حذف کاغذ و مشکلات مربوط به آن از چرخه مکاتبات اداری • اعمال کنترل مناسب بر روی کاربران و کارمندان • ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات • بهبود ارتباطات درون سازمانی • تهیه گزارشات و آمار دقیق اطلاعاتی یک اتوماسیون اداری کار آمد، بهترین ابزار برای دستیابی به راهکار های مفید در راستای: • افزایش بهره وری سازمان • صرفه جویی در زمان • کاهش هزینه ها .. . طرح ریزان حامی از قابلیت ها و توانمندی هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده اداری برای یک سازمان ایجاد می کند، امکانات و ویژگی های خاص و منحصر به فردی هم ایجاد میکند . در ادامه به تعدادی از این قابلیت ها اشاره شده است: • در نرم افزار اتوماسیون اداری ، کاربران در محیط کاربری علاوه بر اطلاع از برنامه هاو رویداد های شرکت ، کارها و وظایفشان را نیز انجام خواهند داد. • نرم افزار کاملا” تحت وب بوده و بر روی تمام مرورگر ها بدون هیچ مشکلی قابل استفاده می باشد. • برای استفاده از این نرم افزار توسط کاربران نیاز به نصب هیچگونه برنامه دیگری نمی باشد . • کاربران می توانند توسط قابلیت خودکار ساز بسیاری از فرآیند های روزمره خود را به صورت اتوماتیک اجرا نمایند. • این نرم افزار در لایه کاربری دارای طراحی ظاهری بسیار حرفه ای و استاندارد می باشد . • پشتیبانی حرفه ای به صورتی که با یک کلیک کلیه خطاهای احتمالی برای تیم طرح ریزان حامی ارسال می شود .